4. Procura responder en un plazo de 24 horas.
El principal problema del correo electrónico es tomar
en serio su importancia. Se le debe dar la misma importancia
que al teléfono si es ofrecido como medio de comunicación.
Muchas empresas ofrecen en su pagina web direcciones de correo
como forma de contacto ofreciendo poca o nula respuesta a
los email s que llegan por esta vía.
Si no se disponen de recursos para ello, mejor no ofrecer
un email y ofrecer métodos más tradicionales
como el teléfono o dirección postal. Se debe
tener en cuenta a los clientes internacionales para adecuar
el formato de la información.
Como alternativas para recoger datos de nuestros usuarios
se pueden ofrecer encuestas o formularios de tal forma que
se automatice el recoger y procesar la información.
5. Los "attachments" deben ser ligeros,
compatibles y se debe comentar el contenido en el email .
Si se distribuye en grupo numeroso, mejor subir el documento
a un servidor y mandar un enlace al documento en el email
.
En los documentos procura enviar solo
las páginas que hacen falta y evita el incluir
imágenes pesadas.
En documentos tipo gráficos, el principal problema
es la visualización en ordenadores que no tienen
el programas de diseño.
Evita enviar el documento en crudo y procura meterlo
dentro de un HTML para asegurarte que lo vera en el
navegador. Si el documento a revisar es grande (tipo
trabajos de imprenta), envía algún thumbnail
para que se pueda hacer una idea y el documento en tamaño
real para revisar detalles.
Evita el enviar cualquier otro formato que no sea JPG
o GIF. En cualquier otro documento, procura comentar
el formato, asegurarte de que los receptores tiene el
programa para visualizarlo o en su defecto enviar alguna
dirección de descarga de visualizadores. El uso
de PDFs es muy útil en los attachments.
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6. Evita introducir formato en tu email (colores,
fuentes...). Algunos programas pueden no entenderlo.
Algunos usuarios de correo introducen preferencias en el
estilo de su email . Si bien dentro de su programa de correo
puede verse bien, en otros programas puede dar lugar a "malas
interpretaciones".
Sobre todo en el uso de email s de empresa, evita el usar
colores y fuentes que no sean las "por defecto".
Un email amigable puede generar menos acción que uno
"normal".
7. Si haces un forward, procura "copiar y pegar"
el trozo de interés comentando que hacer al respecto.
En algunas ocasiones se reciben forwards con el texto "tu
te encargas". Ante esto el usuario debe descifrar, del
forward, el contenido de la conversación entre 2 personas
y la tarea a realizar.
Mejor copiar y pegar la parte de interés y procurar
ofrecer algún dato sobre que ha pasado, que se ha acordado
y que se espera como respuesta.
De igual forma, puede ser de utilidad en las respuestas copiar
y pegar las partes de texto replicadas. Hay gente que accede
a su cuenta de correo de forma esporádica y puede ser
que hayan olvidado el contenido del email .
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